Rekisteri- ja tietoturvaseloste
Henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR)mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
1. Rekisterinpitäjä
Clenix Oy/www.Clenix.fi, y-tunnus 1862973-9
2. Rekisteriasioista vastaava
Clenix Oy, Eija Tamminen, 050 3525081
eija.tamminen(at)clenix.fi
3. Rekisterin nimi
Clenix asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilöllä ja Clenixillä on solmittu asiakassuhde, josta on tehty sopimus.
Henkilötietolain mukaiset yleiset edellytykset. Asiakkaiden tietojen säilyttäminen. Tietoja käytetään ainoastaan työntekemisen tarpeisiin, kuten asiakkaan tunnistamiseen, palvelun tuottamiseen, asiakasviestintä, raportointi. Asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito. Asiakaskirjeet ja tiedotteet sekä uutiskirjeet.
5. Rekisterin tietosisältö ja säilytysaika
Asiakastiedot kotitaloudet
perustiedot, nimi-, asiakasnumero, puhelinnumero, e-mail osoite, sekä pienimuotoisia tietoja kodista, tiedot löytyvät kotona olevasta perhetietokansiosta. Sopimus sekä työaikalistaus ja laskut. Asiakkaan välittämät E-laskutiedot. Perheen lasten tietoja emme käsittele rekisterissämme, mutta kotieläimet kirjaamme ylös.
Asiakastiedot yritys
Lisänä edellä mainittuihin y-tunnus.
Asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot, kuten tiedot menneistä ja voimassa olevista palveluista.
- tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen esimerkiksi kyselytutkimuksella
- sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen
- asiakassuhteemme hoitaminen
Ilman näitä tarvittavia henkilötietoja, emme voi tuottaa palvelua.
Säilytämme tietoja, kunnes peruste niiden poistamiseen täyttyy. Noudatamme laissa annettuja ohjeita. Rekrytoinnin yhteydessä säilytämme tietoja vuoden, ellei niitä pyydetä poistamaan.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Ne tiedot, jotka henkilö/perhe/yritys itse antaa itsestään palvelun tilauksen yhteydessä sekä asiakaspalvelutilanteiden yhteydessä. Tietoja ei kerätä muualta.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai muille tahoille / asiakkaille
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, vain Clenixin työntekijät näkevät tiedot ja heillä kaikilla täysi vaitiolovelvollisuus Clenixin asioista. Tietoja ei luovuteta muille asiakkaille/yhteistyökumppaneille/kolmansille henkilöille ilman asianomaisen lupaa.
8. Manuaalinen aineisto
Kaikki tulostettu henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään asianmukaisesti. Tietoja pääsevät käsittelemään vain Clenixin henkilökunta ja erikseen siihen osoitetut henkilöt.
9. Tietokantoihin tallennetut tiedot
Tietoja käsitellään luottamuksellisina, eikä niistä saa antaa tietoja muihin kuin Clenix Oyn:n liiketoimintoihin liittyviin työntekemisen tarpeisiin. Tietojen käsittely perustuu rajattuihin käyttöoikeuksiin.
Tiedot säilytetään tietokantapalvelimella, johon on pääsy vain teknisellä ylläpitohenkilöstöllä sekä rajattu käyttö työntekijöillä.
Asiakkaalla on samat tiedot nähtävillä ja hänellä on koska tahansa oikein tarkastaa mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu.
10. Evästeistä
Clenixin sivustolla käytetään evästeitä (cookies) mm. keräämään tietoja kävijämääristä (Google Analytics ja Facebook Pixel). Evästeitä käytetään myös palvelun laadun ja sivuston toiminnallisuuksien kehittämiseen. Tilastoista ei voi yksilöidä yksittäistä käyttäjää, vaan tiedot tallennetaan anonyymisti. Käyttäjä voi hyväksyä tai olla hyväksymättä evästeiden käytön selaimensa asetuksista, mutta evästeiden poiskytkeminen saattaa kuitenkin vaikuttaa sivujen toimintaan.
11. Miten suojaamme tiedot
Tietokantapalvelin on suojattu palomuurein ja se on asianmukaisesti salattu. Työntekijöillä on rajattu katseluoikeus ja salasanoin suojattu.
Säilytämme henkilötietoja 2 vuotta kotitalousvähennystodistuksen takia. verotuksellisista syistä sekä laskutustietoja kirjanpitolainsäädännön mukaisesti 6 vuotta.
Clenix Oy:n henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus kaikista Clenix Oy:n sekä asiakkaiden asioista. Vaitiolo säilyy myös työsuhteen päättymisen jälkeen.
12. Tarkastusoikeus
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Näissä tapauksissa olettehan yhteydessä suoraan Eijaan.
22.5.2018 Tuusulassa
Eija Tamminen, Clenix Oy